Trop de mails
Les documents passent d’une boîte mail à l’autre sans suivi clair.
PME, cabinets & agences
Automatisez vos documents. Gagnez du temps chaque semaine.
Evergreen vous aide à automatiser vos circuits documentaires : validation, signature, classement, archivage et suivi des documents importants.
- Moins de tâches répétitives
- Documents classés automatiquement
- Circuits de validation plus fluides
- Archivage sécurisé et conforme
Workflow documentaire Automatique
- Document reçuFacture · Belleville SAOK
- ValidationComptabilité · autoOK
- SignatureDirection · 1 clicOK
- ArchivageDossiers clientsOK
Relance envoyéeAuto
Validation en attente · rappel
Moins de relances manuellesAudit gratuit, sans engagement
Le problème
Vos documents ne devraient pas dépendre de relances manuelles.
Dans beaucoup d’entreprises, les documents circulent encore par mail, les validations se perdent, les signatures prennent du temps et l’archivage arrive trop tard.
Trop d’oublis
Une validation ou une signature peut bloquer tout un dossier.
Trop de temps perdu
Classement, renommage, archivage : des tâches simples mais répétitives.
Ce qu’Evergreen automatise
Les tâches documentaires qui peuvent devenir automatiques.
Moins de mails, moins de relances, moins d’oublis : vos documents avancent tout seuls.
Réception des documents
Tous vos documents arrivent au même endroit.
Les factures, contrats ou dossiers arrivent dans un espace centralisé. Fini la chasse aux pièces jointes d’une boîte mail à l’autre.
Espace de réception Auto
- Facture_Belleville.pdfReçu par mail · à l’instantReçu
- Contrat_D.pdfDossiers clientsClassé
- Dossier_administratifComptabilité 2026Archivé
Document reçuclassé automatiquement
+12 cette semainesans aucune saisie
Les bonnes personnes valident au bon moment.
Chaque document est envoyé à la bonne personne pour validation, avec une notification claire — sans relance manuelle.
Validation demandée En attente
- Facture · 12 450 €À valider par la Comptabilité
Validé · 1 clicpar Sophie M.
Les documents à signer suivent un parcours clair.
Plus d’allers-retours inutiles : le document part à la signature et revient signé, horodaté et archivé.
Contrat_D.pdf Signé
- Signature directeurSécurisée · horodatéeOK
Signé en 30 sdepuis le mobile
Archivage automatique
Une fois validés, vos documents se rangent seuls.
Nommés, classés et archivés au bon endroit, automatiquement — avec une conservation structurée et conforme.
FacturesArchivé
ContratsArchivé
Dossiers clientsArchivé
Archives légalesArchivé
Le parcours
Un workflow clair, sans intervention inutile.
Chaque document suit automatiquement les bonnes étapes. Vous gardez le contrôle, sans devoir tout suivre manuellement.
- Document reçuCentralisé automatiquementOK
- ValidationNotification à la bonne personneOK
- SignatureParcours clair, sans aller-retourOK
- ClassementNommé et rangé au bon endroitOK
- Archivage sécuriséConservation conformeOK
ValidéSignéArchivéConformeRelance automatique
La différence
Avant Evergreen, après Evergreen.
Le même quotidien, sans les relances ni les oublis.
- Documents éparpillés dans les mails
- Relances manuelles
- Signatures qui traînent
- Dossiers incomplets
- Archivage fait en retard
- Documents suivis étape par étape
- Notifications automatiques
- Signatures plus rapides
- Classement structuré
- Archivage sécurisé
Cas d’usage
Des automatisations utiles au quotidien.
Des circuits documentaires concrets, pensés pour les PME, cabinets et agences.
Factures fournisseurs
Réception, validation, classement et archivage.
Contrats clients
Envoi, signature, stockage et accès rapide.
Dossiers administratifs
Documents centralisés, nommés et classés correctement.
Relances internes
Notifications automatiques quand une action est attendue.
Archivage légal
Conservation structurée des documents importants.
Notre accompagnement
Evergreen ne vous impose pas un outil. On construit le bon parcours.
Un parcours balisé, sans interrompre votre activité — de l’audit à la prise en main.
Audit de vos flux actuels
On identifie comment vos documents circulent aujourd’hui.
Détection des tâches répétitives
On repère ce qui peut être automatisé sans complexifier votre organisation.
Mise en place du workflow
On configure les étapes : validation, signature, classement, archivage.
Formation et suivi
Vos équipes comprennent simplement comment utiliser le nouveau parcours.
Les bénéfices
Ce que vous gagnez concrètement.
Au-delà de l’automatisation, c’est du temps, de la sérénité et de la fiabilité au quotidien.
Témoignages
Des processus plus simples, des équipes plus sereines.
Ce que les équipes apprécient : moins de relances, plus de visibilité et un vrai suivi.
“Nous avons réduit les allers-retours internes et gagné en visibilité sur l’avancement des dossiers.”
Responsable administrative
PME de services
“Avant, les documents étaient dispersés. Aujourd’hui, chacun sait où trouver l’information.”
Office manager
Cabinet de conseil
“L’automatisation nous a surtout permis d’éviter les oublis et de mieux suivre les validations.”
Dirigeant
Agence immobilière
Qu’est-ce qu’un workflow documentaire ?
Un workflow documentaire est un circuit automatique que suit un document : réception, validation, signature, classement puis archivage. Chaque étape déclenche la suivante et notifie les bonnes personnes, sans relance manuelle.
Peut-on automatiser la validation des factures ?
Oui. Dès réception, une facture peut être routée automatiquement vers la bonne personne pour validation, puis classée et archivée une fois approuvée. Vous suivez l’avancement en un coup d’œil.
Est-ce compatible avec nos outils actuels ?
Dans la plupart des cas, oui. Les automatisations se connectent à vos outils existants (messagerie, comptabilité, bureautique) et s’intègrent à vos habitudes de travail plutôt que de les remplacer.
Peut-on automatiser l’archivage des documents ?
Oui. Une fois validés ou signés, les documents sont nommés, classés et archivés au bon endroit automatiquement, avec une conservation structurée et conforme.
Est-ce adapté à une PME ?
Absolument. Les workflows sont pensés pour les PME, cabinets et agences : mise en place rapide, interface simple et automatisations utiles dès le départ, sans équipe informatique dédiée.
Combien de temps prend la mise en place ?
En général quelques semaines, audit des flux compris. On déploie par étapes, en commençant par les tâches les plus répétitives, sans interrompre votre activité.
Et si vos documents avançaient sans relance manuelle ?
Evergreen vous aide à identifier les tâches documentaires que vous pouvez automatiser rapidement.